Dagelijks je geplande werk af krijgen: kan dat?

Door Dr. Brigitte J.C. Claessens

Inmiddels kent iedereen wel het lijstje met taken of activiteiten die (vandaag) gedaan moeten worden. Op het werk, maar ook thuis. Bedrijf X bellen voor een afspraak, rapport Y afmaken, vergadering Z voorbereiden, maar ook weekendje weg regelen, bibliotheekboeken terugbrengen en naar de stomerij gaan. Maar, werkt het nu echt om een lijstje te maken?
Een groot voordeel is dat je met zo'n lijstje overzicht creëert: wat zijn de dingen die ik op korte termijn, of zelfs vandaag, moet doen. Vanuit time management oogpunt is het belangrijk om een prioritering aan te brengen door bij iedere taak na te gaan hoe belangrijk en urgent deze taak is. Een handig hulpmiddel hierbij is het zogenoemde Eisenhower-schema. De voormalige generaal en president van de VS, Dwight Eisenhower, bedacht een prioriteitenmatrix waar op de ene as belangrijk - niet belangrijk staat en op de andere as urgent - niet urgent.

Bron: Time/system training

De werkwijze is als volgt: nadat je een lijst gemaakt hebt van de taken die je vandaag wilt doen, ga je vervolgens bij iedere taak na hoe belangrijk en urgent deze taak is. Zo creëer je vier groepen van taken, waar je op de volgende manieren mee omgaat::

- A-taken zijn belangrijk en urgent. Die krijgen de hoogste prioriteit
- B-taken zijn belangrijk, maar niet urgent. Die plan je in.
- C-taken zijn hoog-urgent, maar niet belangrijk: Probeer deze aan anderen over te dragen, zodat je je kunt richten op belangrijke taken.
- D-taken zijn niet belangrijk en niet urgent: Niet uitvoeren!

Het bovenstaande klinkt logisch & voor de hand liggend; ieder zou dit kunnen  bedenken, maar in de praktijk zie ik vaak iets anders gebeuren...
Regelmatig zie je mensen bezig zijn met urgente zaken waarvan je haast zeker weet dat deze niet het belangrijkst zijn. Simpel voorbeeld: een klant in de winkel stelt een vraag aan een winkelmedewerker over een product dat hij wil kopen. De telefoon gaat.

De medewerker neemt, terwijl hij in gesprek is met de klant, toch de telefoon op en gaat vervolgens op in het telefoongesprek terwijl de klant die voor hem staat moet wachten. Met andere woorden, in de praktijk zie je regelmatig dat urgente taken voorrang krijgen op belangrijke taken. Wellicht doordat deze taak als aantrekkelijker beschouwd wordt dan andere taken.

Naar dit verschijnsel, in combinatie met het afronden van dagelijkse taken, heb ik wetenschappelijk onderzoek gedaan en het artikel over deze studie verschijnt later deze maand (Claessens, van Eerde, Rutte & Roe, 2009). In deze studie onder 29 medewerkers van een grote organisatie in de semi-conductor industrie zijn gedurende 10 werkdagen dagboeken bijgehouden. Deze dagboeken hadden de vorm van in te vullen takenlijsten waarbij voor iedere taak werd aangegeven hoe belangrijk, urgent en aantrekkelijk men deze taak vond. Aan het begin van iedere werkdag vulden ze in welke taken ze vandaag wilden doen (en afmaken), aan het einde van de dag vulden ze in welke taken erbij waren gekomen, hoeveel procent van iedere geplande en ongeplande taak was afgerond en hoe tevreden ze zich voelden over deze werkdag. Daarnaast hebben we enkele persoonlijkheids- en werkkenmerken gemeten en in kaart gebracht of ze eerder een time management training hebben gevolgd.

Uit de resultaten bleek kort gezegd dat men niet het dagelijks geplande werk af kreeg. Gemiddeld was 73% van het geplande werk af aan het einde van de werkdag. De redenen die hiervoor genoemd werden: te weinig tijd, ongeplande taken kwamen er tussendoor of verstoringen door anderen. Ongeplande taken waren vaak telefoontjes die leiden tot andere taken. Gemiddeld was 81% van het ongeplande werk af aan het einde van de werkdag. Ongeplande taken waren dus voor een groter percentage afgerond dan geplande taken.

Belangrijke en urgente taken waren voor het grootste deel afgerond aan het einde van de werkdag, waarmee aangetoond is dat het Eisenhowerschema werkt.
In lijn met mijn eigen observatie bleek dat men taken die als onbelangrijk, maar urgent waren beschouwd een hogere prioriteit gaf dan alle andere taken. De aantrekkelijkheid van de taak was niet van belang.

Een verrassende bevinding was dat niet deze inschatting van taakkenmerken (belangrijkheid en aantrekkelijkheid) bepaalde in hoeverre een taak 100% af was aan het einde van de werkdag: persoonlijkheidskenmerken en het volgen van een time management training hadden een veel groter effect

Met andere woorden, het Eisenhower schema helpt om de kans te vergroten dat het lijstje leeg is aan het einde van de werkdag. Het afkrijgen van het dagelijkse takenlijstje is echter makkelijker als men bepaalde persoonskenmerken heeft. Voor diegenen die dit voordeel niet hebben: wees gesterkt in de wetenschap dat time management training ook een groot effect heeft

Bronnen

 

Claessens, B.J.C., van Eerde, W, Rutte, C.G., & Roe, R.A. (2009). Things to Do Today . . . : A Daily Diary Study on Task Completion at Work.  Applied psychology: an international review.