Time management, alleen voor individuen of ook voor groepen?

Door dr. Brigitte Claessens

Traditioneel is time management training alleen gericht op het verbeteren van je persoonlijke time management vaardigheden, waarna het mogelijk is dat dit positief uitstraalt naar je omgeving en het daar vervolgens ook effect op kán hebben. Op basis van wetenschappelijk onderzoek en ervaringen in de praktijk ben ik zelf een andere mening toegedaan: time management vaardigheden voor groepen zijn óók te trainen en zouden zelfs vaker getraind moeten worden. In de meeste werksituaties werkt men namelijk niet als individu maar met anderen. Teamwerk bijvoorbeeld is de laatste decennia toegenomen (e.g., Guzzo & Dickson, 1996) en er wordt steeds vaker een groepsbeloning ingevoerd (Van Vijfeijken, Kleingeld, Algera, van Tuijl & Thierry, 2006). Dit alles leidt ertoe dat het niet meer alleen draait om het verbeteren van individuele prestaties of effectiviteit, maar ook om effectieve groepsprestaties.

Een groep is te definiëren als twee of meer mensen die met elkaar interacteren om een bepaald doel te bereiken. Met interacteren bedoel ik dat ze op bepaalde momenten samenkomen of elkaar benaderen voor het vaststellen van de te bereiken doelen, het uitwerken van bepaalde onderdelen, het bespreken van de voortgang of het uitwisselen van ervaringen. Uiteraard werkt men buiten deze momenten individueel aan taken, maar wel gericht op het volgende interactiemoment. Het is hierbij van belang dat men zodanig samenwerkt, dat taken of activiteiten binnen de daarvoor vastgestelde tijd worden afgerond én van goede kwaliteit zijn. Prof. dr. Rutte, mijn promotor, benoemde dit eens als “people do not manage time, but they manage tasks in time”. Time management is dan ook de opzettelijke poging om taken op tijd af te krijgen. Dit betekent overigens niet dat iemand snel moet werken om het af te krijgen. Sneller werken is zelden de oplossing. Het gaat erom de tijd effectief te gebruiken door bepaalde time management vaardigheden toe te passen.

Voor groepen betekent time management kort gezegd dat ze (1) groepsdoelen moeten stellen waarover ieder het eens is, (2) de groepswerkwijze moeten afspreken, (3) de werkzaamheden/activiteiten moeten prioriteren en plannen en (4) elkaar motiveren en monitoren in het uitvoeren van werkzaamheden. Hierbij ga ik ervan uit dat mensen zich wel voldoende competent voelen om hun taken of activiteiten uit te voeren, want wanneer dit niet het geval is zal men meer behoefte hebben aan het verzamelen van informatie voordat men start met uitvoeren alsook het meermalen controleren van wat men gedaan heeft. Hoewel dit proces ook binnen de tijd te managen is, richt ik me hier op diegenen die wel de kennis bezitten om hun werk te volbrengen, maar niet de vaardigheid bezitten om tijd efficiënt te gebruiken (wat meestal tot uitdrukking komt in het overschrijden van de deadline).

De kern van time management voor groepen zit in het vaststellen van de groepswerkwijze. Met andere woorden, het expliciet maken van zowel de beste werkwijze met betrekking tot de deadline, als ieders persoonlijke werkwijze voor de verschillende onderdelen. Gevers (2004) heeft bijvoorbeeld de zogenaamde ‘pacing styles’ geïntroduceerd: vijf verschillende stijlen die het verdelen van activiteiten over de tijd met betrekking tot de deadline weergeven. Deze stijlen variëren van ‘early starter’, iemand die meteen begint te werken aan nieuwe taken en ruim voor de deadline klaar is, ‘constant action’, iemand die voortdurend in enige mate aan taken werkt tot aan de deadline, tot ‘deadline action’, iemand die wacht met het uitvoeren totdat de deadline nabij is en pas dan veel energie steekt in taken. Uit het onderzoek van Gevers (2004) bleek dat wanneer groepsleden meer op elkaar leken wat betreft hun pacing stijl (alle stijlen behalve de ‘deadline action’ stijl), ze vaker hun werk voor de deadline af hadden. Ze bleken ook hoger kwalitatief werk af te leveren dan wanneer ze heel verschillend waren. Daarnaast bleken groepen waarvan in ieder geval één groepslid een ‘early starter’ was ook beter te presteren dan groepen waar dat niet het geval was. Blijkbaar weten deze personen de andere groepsleden te beïnvloeden in het op tijd starten met de taken en het efficiënt omgaan met de beschikbare tijd.

Als vervolg op Gevers´onderzoek heb ik bovengenoemde stijlen in mijn eigen promotieonderzoek opgenomen en daarbij twee andere stijlen: de zogenaamde ‘U’-stijl en ´Omgekeerde U’-stijl geïntroduceerd. De U-stijl drukt het vroeg starten, daarna het werk laten rusten en het afmaken als de deadline in zicht is uit, de omgekeerde-U stijl staat voor langzaam starten, ongeveer halverwege de deadline de meeste tijd erin steken en voor de deadline klaar zijn. Hoewel je zou verwachten dat veel mensen een deadline action stijl hebben bleek dat niet het geval te zijn: van de 167 personen bleek slechts 17% deze stijl te hebben. De andere stijlen kwamen ongeveer evenveel voor, de meeste personen gaven aan een U-stijl te hebben. Uit het onderzoek bleek ondermeer ook dat, in de ogen van collega’s en leidinggevenden, de personen met een ‘early action’ of omgekeerde-U stijl de hoogste prestaties leverden en die met een U-stijl of ‘deadline action’ stijl de laagste prestaties.

Hetzelfde resultaat als in de studie van Gevers werd gevonden: teams waarvan de leden meer op elkaar lijken wat betreft hun pacing stijl presteren beter binnen de gestelde tijd. Daarnaast is het zo dat wanneer er rekening gehouden wordt met pacing stijlen van teamleden en taken voor het team worden afgestemd op deze stijl, de prestaties ook verbeteren. Met andere woorden: al hebben teamleden niet dezelfde stijl, dan nog zijn er mogelijkheden om de teameffectiviteit te verbeteren. Tot slot hebben we gevonden dat het variëren van mensen in hun pacing stijl afhankelijk is van bijvoorbeeld de ervaren tijdsdruk, het kennisniveau of de samenwerking met anderen.

De kritiek die je op de pacing stijlen zou kunnen hebben is dat het puur een persoonlijkheidskenmerk is en niet te beïnvloeden zou zijn door training. Hier heeft het onderzoek ook een duidelijke uitslag over: het is geen persoonlijkheidskenmerk, wel een persoonlijke voorkeur en door training en ervaring wel degelijk te veranderen.

Bronnen

Guzzo, R.A. & Dickson, M.W. (1996). Teams in organizations: Recent research on performance and effectiveness. Annual Review of Psychology, 47, 307-338.

Claessens, B.J.C. (2004). Perceived control of time: Time management and personal effectiveness at work. Proefschrift Technische Universiteit Eindhoven.

Gevers, J.M.P. (2004). It’s about time we align: Meeting deadlines in project teams. Proefschrift Technische Universiteit Eindhoven.

Van Vijfeijken, H., Kleingeld A., Van Tuijl H., Algera, J. & Thierry H. (2006) Interdependence and Fit in Team Performance Management, Personnel Review, 35, 98-117.